ZAMAN YÖNETİMİ

Zaman... En çok peşinde koştuğumuz ama asla yakalayamadığımız kavram. Zamandan daha hızlı koştuğunu düşünen insanlar var mı acaba. Varsa ne mutlu onlara. Ben kendilerinden kilometrelerce geride kalıyorum daima. Çalıştığım firmanın e-Akademi uygulamasında Zaman Yönetimi eğitimini görünce hemen açtım. Kısa notlar... Zamanı verimli kullanmak istiyorsak eğer öncelikle hedefler belirlemek zorundayız. Hedeflerimiz özel, ölçülebilir,ulaşılabilir, akılcı ve belirli zamanlı olmalıdır. Ulaşamayacağımız bir hedef bizi üzüntü ve stresi sokmaktan başka bir işe yaramaz. 

"Hafta sonu ve tatillerde dahil olmak üzere hiçbir güne ne yapacağınızı bilmeden başlamayın."

Kural açık ve net. Liste yapmak gerekli. Ben çok severim zaten liste işini. Daima yaparım. Ama uyupta uygulayamadıktan sonra bir işe yaramıyor. Zamanı yönetmek mümkün olmadığından kendimizi yönetmeye çalışmalıyız. İki işi birden yapabilir(mümkünse tabi), teknolojiyi etkin kullanabilir veya işleri birleştirip listeyi kısaltabiliriz. Kısıtlı olan zamanımızı çalmaya hazır hırsızlarla dolu etrafımız. Başlıcaları; dağınıklık, unutkanlık, mükemmeliyetçilik, bürokrasi, bekleme, başkalarının hataları, erteleme, tv, internet, bölünmeler, kötü planlama, trafik, önceliklerin değişmesi sayılabilir. Bunları bertaraf etmeye çalışmalı en azından azaltmalıyız.  Zaman matrisini kullanarak iş planlamasını kolaylaştırabiliriz.

 

Zaman Matrisi

1. KARE : Acil ve önemli işleri bu kareye yerleştirin. Son ödeme tarihi gelmiş faturalar, yetişmesi gereken raporlar bu kareye yerleştirilir. KRİZ karesidir kendileri.

2. KARE: Acil olmayan ama önemli işlerin yer alacağı karedir. Uzun vadeli planlar, katılınması gereken seminerler, uzun süreli ilişkilere yatırımların takip edildiği KALİTE karesidir. 

3. KARE: Acil ama önemli olmayan durumların izlendiği karedir. Çat kapı gelen misafirler, telefonlar Bu YANILTMA karesinde yer alır. 

4. KARE: Hem acil hemde önemli olmayan işler burada yer alır. Çay kahve molaları, tv, dedikodu araları İSRAF karesinin fertleridir.
1. kareyi iyi yönetmeli, 2. kareye odaklanmalı 3. ve 4. karelerden de kaçınmalıyız.

Hedeflerinizi bu matrise oturtup ona göre zaman planlaması yaparsanız işiniz kolaylaşabilir. Benim işime yaradı doğrusu.

Zaman yönetiminde sıralama aşağıdaki gibi olmalıdır.

MİSYON BELİRLE 

ROLLERİ GÖZDEN GEÇİR

HEDEF BELİRLE

DEĞERLENDİR

PROGRAM YAP